A higienização de dados é um processo que pode trazer grandes vantagens para sua empresa. Quer saber como?
Basicamente, o tratamento da base de dados visa limpar e tornar mais legível as informações que você tem sobre seus clientes. Uma das principais vantagens dessa estratégia é o aumento da produtividade, já que os dados estão organizados e completos.
Sabemos como as informações de leads e clientes são fundamentais para qualquer negócio – sendo até mesmo chamado de “petróleo do século XXI”. Por isso, é necessário ter bastante cuidado com essa base, tanto em questão de organização quanto de segurança.
Indo muito além de excluir informações que não possuem mais relevância, a ideia por trás da higienização e tratamento de mailing é promover a otimização de tempo e da produtividade através da padronização.
Quer saber mais sobre as vantagens da higienização de dados e as melhores práticas para implementar em sua base? Continue a leitura e confira essas dicas!
O que é higienização de dados e quais os principais benefícios?
Pense na base de mailing cadastral que você possui de seus clientes. Com nomes, endereços e telefones espalhados por todos os lugares. Às vezes, fica difícil se encontrar no meio dessa desorganização, certo?
Se está complicado para você, então com certeza também está para sua equipe, o que faz com que eles gastem mais tempo nessas atividades. Por outro lado, se você tem uma base de dados organizada e completa, é possível observar o aumento da produtividade.
Além disso, quando a sua empresa possui as informações disponibilizadas de forma clara e precisa, isso ajuda a potencializar a assertividade da equipe, já que possuem os dados certos sobre os clientes.
Tudo isso mostra que o tratamento da base de dados é algo fundamental para diferentes segmentos do mercado, já que a padronização permite que os colaboradores cheguem até seus clientes de forma mais assertiva.
Quando estamos falando sobre base de dados, é importante também garantir a segurança das informações, principalmente quando pensamos na LGPD, que recentemente entrou em vigor. Confira:
4 práticas da higienização de dados
Para que a higienização dos dados não se torne uma grande dor de cabeça para sua organização, deve-se realizar essa atividade com certa periodicidade. Isso vai depender do tamanho da sua base e até mesmo quantos novos contatos chegam.
Mas, um bom exemplo é realizar o tratamento de mailing a cada seis meses, para você ter todas as informações organizadas, sem que isso prejudique a produtividade da equipe.
Uma boa maneira de ordenar e ter todos esses dados em apenas um lugar é com um CRM, permitindo uma maior organização no processo de vendas e sempre com foco no cliente.
Agora, vamos conhecer algumas práticas relevantes quando falamos sobre a higienização e tratamento da base de dados.
1. Faça a limpeza de banco de dados
No processo de higienização de dados, algumas ações podem ser feitas, como:
- remoção de dados duplicados;
- remoção dos espaços em branco;
- correção de erros de digitação;
- padronização da escrita e das informações.
Apesar de ser apenas a primeira etapa, essa organização já permite que os funcionários se encontrem melhor na base, já que os principais erros foram retirados, além de contar com uma melhor visualização através da padronização.
2. Faça o tratamento da base de dados
O tratamento da base é uma estratégia que compreende tanto a higienização quanto a validação dos dados. Uma vez que você fez a limpeza, é o momento de tratar o mailing que tem.
Isso inclui preencher e completar informações que faltam, como:
- correção de CEPs e telefones que podem estar despadronizados;
- correção de prefixos e números duplicados;
- identificação do tipo de pessoa (física ou jurídica);
- correção de nomes incompletos.
3. Otimize a sua base
Quando você tem todas essas informações higienizadas e organizadas, é possível otimizar a sua lista pensando no comportamento do seu público e de informações que estejam faltando, com o enriquecimento de e-mail e dados.
Como vimos, a higienização tem por objetivo limpar e organizar os dados, fazendo com que as informações sejam mais fáceis de serem encontradas no momento da prospecção ou fechamento de vendas.
Enquanto isso, o enriquecimento visa acrescentar dados que sejam relevantes para a empresa, deixando a base ainda mais efetiva. Isso pode ser feito por meio de documentos, ou então entrando em contato com o cliente através do telefone, ou e-mail.
4. Tenha uma base de dados segmentada
Por fim, com a base higienizada, é muito mais fácil segmentar os dados conforme a sua preferência e necessidade, já que eles estão completos, atualizados e sem erros.
Nesse caso, vale a pena refletir sobre quais grupos você deseja segmentar os seus clientes, pensando nas particularidades do seu negócio. Com essas informações em mente, você consegue higienizar melhor a sua base, considerando quais são os dados essenciais.
Qual a importância da higienização de dados para call center?
Toda a sua equipe pode se beneficiar da higienização de dados, do marketing às vendas. Inclusive, o call center. Isso porque informações desatualizadas podem prejudicar muito a área de atendimento telefônico, impactando negativamente em toda a operação.
Mas com a base completa e atualizada, é possível ter mais agilidade nos processos, considerando que o atendente possui as informações cadastrais de qualidade, otimizando o seu tempo.
Isso inclusive pode melhorar o relacionamento com o cliente, já que a empresa possui todas as informações necessárias já em mãos para oferecer uma boa experiência, sem precisar ficar fazendo perguntas às quais você já tem a resposta.
Como vimos, uma das principais vantagens da higienização de dados é tornar o trabalho mais assertivo, sem deixar a agilidade dos processos de fora e, é claro, melhorando a produtividade dos funcionários.
E, a partir do momento que você entende quais são as prioridades da sua organização e ao que você deve estar atento, fica mais fácil notar que algumas atividades podem ser terceirizadas para outros parceiros.
É o caso do atendimento telefônico com as secretárias virtuais – mas, para isso, é relevante que você tenha feito a higienização de dados. Como o atendimento ao cliente é uma área essencial para qualquer negócio, vale a pena saber que você pode contar com especialistas para realizarem esse tipo de atendimento personalizado quando você não puder.
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