Palavrinha estranha, não é? Até para pronunciá-la podemos dar uma travada na língua. Mas, pior que travar a língua é travar o seu dia a dia e atrapalhar os seus negócios.
Existem vários gatilhos para o procrastinar, por exemplo: o simples cansaço físico e mental pode fazer com que uma tarefa fique para depois; a complexidade em realizar algo também pode nos desmotivar e colocar a demanda em segundo plano; a própria falta de tempo; ou, simplesmente, algo que não se gosta de fazer, mas, que normalmente é necessário ser feito.
Ocorre que é comum deixarmos para depois tudo aquilo que não gostamos de fazer. Porém, sabemos que a vida não é feita só do que gostamos, nem tudo no nosso cotidiano é agradável de ser realizado. Portanto, precisamos ter sabedoria para administrar a relação “demanda vs. tempo”.
Uma ótima dica para administrar essa relação é pegar um caderno, um Word, um Excel, ou qualquer outra ferramenta e anotar todas as demandas/tarefas que precisam ser feitas. Após isso, dividir estas demandas em dois grupos: profissional e pessoal. Em que o “profissional” compreende todas as atividades pertinentes ao seu negócio e ao seu ambiente de trabalho; e o “pessoal”, questões como: consultas médicas, contas a pagar, compra de supermercado, fazer uma ligação para amigos e familiares, etc. Feito isso, vamos ao próximo passo: colocar as demandas/atividades dentro de cada uma das três “caixas” a seguir.
1) IMPORTANTE E GRAVE: o que é importante e já perdeu o prazo ou precisa ser entregue nas próximas horas ou dias (o grave está atrelado ao prazo).
2) IMPORTANTE E URGENTE: o que é importante e urgente, mas, ainda está dentro do prazo.
3) IMPORTANTE E TENDÊNCIA: o que é importante, mas, pode esperar um pouco que não afetará seu cotidiano. Não deixe o que é “tendência” virar “grave”!
Essas dicas fazem parte de uma ferramenta de gestão de projetos conhecida por GUT (Grave, Urgente e Tendência). Uma ferramenta que é utilizada justamente para a priorização de tarefas!
Quer, ainda, uma outra dica? As empresas que procuram por otimização do tempo, redução de custos e produtividade do negócio, podem contar com as Secretárias Compartilhadas da Prestus. Por meio do atendimento humano, personalizado e 24 horas, nossas secretárias atendem em nome da sua empresa, acolhendo e auxiliando as necessidades dos seus clientes já no primeiro contato. Isso garante, não somente, que os profissionais possam se dedicar exclusivamente às tarefas diárias do trabalho, mas também que não percam contatos ou vendas, por conta de ligações não atendidas.
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Forte abraço e até o próximo post!
