Apenas gravar mensagens de voz ficou no passado. A secretária eletrônica virtual agora é muito mais eficiente por conta do serviço de secretária remota. Conheça todas as vantagens para sua empresa.
Você está satisfeito com a sua secretária eletrônica? Saiba que ela poderia ser muito melhor.
A primeira secretária eletrônica no mundo surgiu em 1950 e foi uma verdadeira revolução nas telecomunicações. Inclusive, ter uma em casa era sinal de status e até de riqueza, já que os primeiros aparelhos eram muito caros.
Basicamente, aquela secretária eletrônica tinha duas funções: a primeira era deixar uma mensagem de voz gravada para saudar a ligação que não podia ser atendida. E a segunda função era gravar o recado de quem estava do outro lado da linha.
Hoje, o serviço de uma secretária eletrônica virtual é essencial para aqueles que querem promover um atendimento telefônico personalizado aos seus clientes.
Isso porque a excelência no atendimento gera a fidelização, algo importante para todas as empresas que querem se destacar.
Mas o que uma secretária eletrônica virtual realmente faz? Quais as vantagens de um atendimento telefônico personalizado? Continue a leitura e descubra.
Por que ter um serviço de secretária eletrônica virtual?
De 1950 para cá muita coisa mudou. Estamos em plena era da revolução nas comunicações, em que o aparelho de celular serve para uma infinidade de funções além da ligação.
Sem falar no revolucionário aplicativo WhatsApp que, atualmente, faz até atendimento gratuito ao consumidor. Não sabia? Dá só uma olhadinha neste conteúdo sobre Chatbot para WhatsApp.
A secretária eletrônica foi popularizada e se tornou usual por conta do aparelho celular, já que mesmo você não querendo, a sua operadora irá colocar uma caixa postal no seu aparelho.
Já no mundo dos telefones fixos, que está se modernizando rapidamente com a banda larga, quando um telefone toca e não é atendido, o interlocutor pode deixar um recado.
Entretanto, será que isso é o suficiente para sua empresa? Considerando que muitos clientes e fornecedores entram em contato através do telefone, perder uma ligação pode ser prejudicial ao seu negócio. Então, o que fazer?
O que é a secretária eletrônica 2.0?
Imagine se uma ligação, ao invés de cair direto na secretária eletrônica, pudesse tocar em outros números? Isso daria a chance de outra pessoa atender.
Isso é possível com a nova versão desse serviço, batizado pela Prestus de secretária eletrônica 2.0.
Mais do que deixar uma saudação e gravar a mensagem de voz, a secretária eletrônica 2.0 faz muito mais por você, por exemplo:
- Transfere ligações;
- Envia SMS;
- Envia e-mails.
O que faz uma secretária eletrônica virtual?
Sempre que alguém ligar e você não puder atender, a secretária eletrônica 2.0:
- Interage com o ouvinte, perguntando o assunto/qual solicitação;
- Confere o número de quem está ligando para conseguir retornar;
- Tentar transferir a ligação para o número que você quiser (um jeito barato de realizar o Siga-me) ou transfere para o serviço de secretária virtual da Prestus (opcional);
- Grava o recado;
- Notifica o assunto e número (BINA via SMS nas primeiras 100 chamadas);
- Registra via e-mail com anexo MP3.
Como funciona a secretária eletrônica 2.0?
O telefone toca em seu escritório. Você, por algum motivo, não pode atender, está em outra chamada ou já passou do horário comercial.
Nesse caso, a chamada iria cair na caixa postal. Mas, antes disso, a secretária eletrônica 2.0 entra em ação e transfere a ligação para o seu celular (ou outro fixo). Afinal, pode ser uma ligação urgente e, assim, você tem a chance de atender.
Caso você não possa atender, a secretária eletrônica 2.0 envia um SMS com o assunto da ligação e você pode tomar providências assim que possível.
E, finalmente, ela envia um e-mail para garantir que você tenha todos os detalhes de quem ligou, inclusive com a gravação do recado deixado em MP3.
Como faço para garantir um atendimento telefônico personalizado?
Para que você não perca mais ligações importantes, contamos com a opção da secretária eletrônica 2.0 transferir a chamada para uma secretária humana da Prestus.
Entenda como funciona a secretária remota e os benefícios do atendimento compartilhado para o seu negócio.
A secretária virtual irá atender a ligação em nome da sua empresa, por meio de uma central telefônica 24h por dia, e até mesmo encaminhar pedidos de vendas, agendar consultas, reuniões e transmitir recados.
Depois disso, as secretárias da Prestus encaminham o recado para seu e-mail com um relatório detalhado da ligação para que você também tome as devidas providências.
Dessa maneira, você pode garantir que todas as suas chamadas sejam atendidas, independentemente de você estar em um escritório externo, trabalhar em home office ou até mesmo em escritórios compartilhados.
Com certeza contratar uma secretária virtual é um facilitador para o trabalho de autônomos, pequenos e médios empresários, empreendedores e freelas.
Se você tem dúvidas sobre a necessidade de um serviço de secretária eletrônica virtual 2.0 na sua empresa, sugerimos fazer nossa autoavaliação de atendimento da sua empresa, é rápido e gratuito!
Para saber mais sobre a secretária eletrônica 2.0 é só entrar em contato conosco pelo nosso 0800 607 1538.
Acesse também o site da Prestus para conhecer os pacotes de secretária remota e o trabalho que realizamos para melhorar o dia a dia de atendimento das empresas.
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Um forte abraço e até o próximo post!