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Se alguma vez você já se perguntou como uma pessoa dá conta de todas as suas tarefas dentro do seu horário de trabalho, então é o momento de entender o que é gestão de tempo e a importância de organizar-se.
Às vezes conhecemos algumas pessoas que parecem que o seu dia tem mais de 24 horas, de tantas atividades que realizam diariamente, não é? Mas a verdade é que quando falamos sobre gestão de tempo e organização do trabalho, é possível implementar algumas práticas que fazem toda a diferença.
Com isso, é possível reconhecer diferentes vantagens, como aumento da produtividade e otimização do seu tempo. O mais importante é lembrar que essas dicas de gestão de tempo podem ser implementadas tanto na sua vida profissional quanto pessoal.
Entender o que é organização de tempo e, principalmente, como implementar em seu dia a dia, pode melhorar a sua qualidade de vida e produtividade. Afinal, tudo isso está conectado, certo? Continue a leitura e entenda um pouco mais sobre organização e gestão do tempo!
O que é gestão de tempo e qual a sua importância?
Podemos considerar a gestão de tempo como uma metodologia ou um conjunto de técnicas que auxiliam no planejamento da sua rotina, com o objetivo de ter um melhor aproveitamento do tempo gasto em suas atividades.
Dessa maneira, é possível lidar com algumas tarefas de forma mais eficaz, a partir da organização das atividades que você precisa desenvolver. Assim, podemos encontrar outras vantagens da gestão de tempo, como:
- evitar o estresse e a ansiedade;
- diminuir os problemas inesperados e a pressão;
- menor chance de retrabalhos;
- mais eficiência e motivação;
- compromisso com a pontualidade.
Ou seja, quanto melhor você consegue administrar o seu tempo, maior será a sua produtividade e rendimento.
Parece óbvio, não é mesmo? E apesar de conhecermos o que é gestão de tempo, aplicar isso no seu dia a dia parece mais difícil, certo?
O segredo está na constância da mudança de hábitos. Por mais que pareça impossível se organizar no começo, o importante é manter esse planejamento até que se torne algo natural – e essencial – na sua rotina.
Na sequência, vamos apresentar algumas dicas práticas para que você possa organizar melhor o seu dia a dia a partir da gestão do tempo.
6 passos para colocar a gestão de tempo em prática
Vale a pena lembrar que a partir do momento em que você sabe o que é gestão de tempo, entende que é possível implementá-la em diferentes aspectos da sua vida de forma eficaz.
Confira agora 6 passos para otimizar as atividades do seu dia com a gestão do tempo.
1. Defina suas metas e objetivos
Antes de fazer qualquer planejamento, o primeiro passo para ter uma rotina ágil e eficiente é pensar nas suas metas. Se estamos falando sobre a organização no ambiente de trabalho, é importante pensar onde você quer chegar e quais são as etapas necessárias para alcançar este objetivo.
Inclusive, é importante pensar em questões de aprimoramento profissional, seja para conseguir uma promoção no trabalho ou aplicar-se a novas vagas. Você pode criar metas de curto, médio e longo prazo para conseguir equilibrar melhor.
Afinal, trabalhar sem metas pode dar a sensação de estar perdido, sem saber o que fazer. Este é um ambiente propício para a procrastinação e falta de motivação. Por isso, é preciso criar metas que sejam desafiadoras, mas ainda assim, possíveis de serem alcançadas.
2. Faça um bom planejamento
Agora que você tem bem definido quais são os seus objetivos, é o momento de pensar o que é necessário fazer para alcançá-los. Primeiramente, você pode fazer um planejamento mensal ou semestral, principalmente para as metas de médio e longo prazo.
A partir disso, você consegue fazer uma melhor gestão de tempo com uma organização semanal, planejando o seu dia com antecedência a partir da ordem de prioridade das demandas.
Para isso, utilize ferramentas que possibilitem criar uma espécie de checklist e que deixem as informações mais visuais, como:
- caderno;
- planilha;
- bloco de notas;
- dentre outras.
Depois de escolher qual recurso utilizar para se organizar, anote suas tarefas diárias de maneira que fique fácil de visualizar quais atividades estão pendentes e quais já foram concluídas.
A partir do momento em que você tem tudo isso de forma organizada, fica mais simples entender quando você consegue dar conta de outras atividades ou não, sendo responsável com os prazos e a qualidade das suas entregas.
3. Saiba priorizar demandas
Parece um tanto quanto óbvio, mas um grande erro que muitas pessoas cometem na gestão do seu tempo é sair fazendo tudo que cai na mão e a qualquer momento. É preciso saber priorizar tarefas, saber a diferença daquilo que vai explodir a qualquer momento, ou seja, o que é URGENTE, daquilo que é super importante, mas pode esperar um pouquinho e daquilo que pode ser feito daqui a alguns dias.
3.1 Crie uma lista de prioridades
Ao elencar as suas atividades diárias em checklists, você também deve deixar de fácil visualização quais são as prioridades. Para isso, classifique as tarefas em ordem de importância e nível de urgência.
Por exemplo:
- prioridade 1: urgente e importante – tarefas que não podem esperar;
- prioridade 2: importante, mas não urgente;
- prioridade 3: tarefas que podem ser delegadas para outras pessoas;
- prioridade 4: não é urgente e nem importante, então podem aguardar quando, por ventura, houver um tempo, ou até mesmo analisar se são necessárias.
Sendo assim, siga a ordem crescente de prioridade, de forma que ações que devem ser priorizadas não deixem de ser feitas em tempo hábil.
4. Como delegar tarefas efetivamente?
Primeiramente, devemos enfatizar que muitas vezes uma pessoa não é capaz de centralizar todas as demandas, pois isso pode fazer com que ela fique sobrecarregada. Neste sentido, o mais natural seria entender como delegar as tarefas de forma eficaz com toda a equipe, certo?
Neste sentido, considere os seguintes pontos:
- conheça a sua equipe e reconheça os pontos fortes e fracos do seu time;
- determine o que você realmente espera do seu time;
- acompanhe o andamento do trabalho;
- confie na sua equipe.
Entender como delegar tarefas de forma eficaz é importante para todas as empresas, tanto interna quanto externamente. Afinal, também devemos reconhecer que os funcionários possuem um limite de produtividade e que muitas coisas acabam sendo deixadas de lado.
5. Defina prazos
Algumas vezes temos aquelas atividades que não possuem uma data final estabelecida e ficamos adiando até o último instante. Entretanto, a partir do momento que você passa a definir prazos, é muito mais fácil se comprometer em entregá-las, mesmo que seja antes do prazo.
Além disso, caso você tenha algum projeto maior, uma dica que podemos dar relacionada à gestão de tempo é dividi-lo em etapas menores e estipular um prazo limite para cada uma delas. Isso torna todo o processo muito mais natural, além de evitar que vire uma grande bola de neve.
6. Utilize ferramentas para gestão de tempo
Utilizar ferramentas para organização é uma das principais maneiras de gerir melhor o seu tempo. Algumas delas são:
- Agenda de papel;
- Post-it;
- Google Calendar;
- Bloco de notas online;
- Planilhas;
- Trello.
A verdade é que existem muitas ferramentas que podem ser utilizadas para organização das tarefas, o importante é usar aquela que mais se adequa ao seu estilo de trabalho.
Coloque em prática e seja mais produtivo!
Neste conteúdo sobre o que é gestão de tempo, em que falamos sobre as vantagens, também oferecemos um passo a passo para que você consiga colocar em prática essa organização.
Se você é um empresário, é importante lembrar que essas dicas podem ser facilmente adaptadas para sua empresa.
E quando falamos sobre isso, não podemos deixar de lado a importância da terceirização de serviços – que podem ir desde o transporte, contabilidade e até o atendimento ao cliente com as secretárias virtuais.
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